Sprawne działanie firmy to wiele rzeczy, których nie kojarzy się wprost z jej działalnością, a którymi trzeba się zająć. Coraz częściej usługi takie jak sprzątanie biur, obsługa informatyczna i techniczna, a nawet zarządzanie dokumentami i fakturowanie zleca się na zewnątrz.
To pozwala na zmniejszenie kosztów zatrudnienia i skupienie się na zadaniach najważniejszych. Co z całą pewnością warto outsorcingować?
Księgowość firmy i sprawy kadrowe
Prawo podatkowe, finansowe, a także związane z podpisywaniem różnego rodzaju umów jest w Polsce bardzo skomplikowane i pełne niuansów. Dlatego najlepiej powierzyć je specjalistom. Jeśli takie usługi zlecimy zewnętrznej firmie, to może ona oddelegować do różnych działów i typów zadań swoich specjalistów z wąskich dziedzin.
Sami prawdopodobnie, jeśli nie zatrudniamy kilku setek osób, nie moglibyśmy sobie pozwolić na zatrudnienie kilku osób, aby mieć pewność, że każda z nich ma wiedzę na najwyższym poziomie z danego zakresu.
Co więcej, w małej, kilku- czy kilkunastoosobowej firmie nawet stworzenie całego etatu na potrzeby księgowości i kadr nie zawsze jest konieczne. Nawet rekrutacje pracowników obecnie nierzadko prowadzone są przez zewnętrzne firmy – także w wypadku wysoko wyspecjalizowanych ekspertów i kadry kierowniczej.
Sprzątanie biur i ochrona
To prace techniczne i fizyczne, które wykonane być po prostu muszą. Delegowanie sprzątania kolejno na pracowników w małej firmie nie tylko jest niezbyt efektywne – albo ktoś musi zostać dłużej albo traci czas, w którym mógłby dalej zajmować się swoimi zadaniami. Budzi też coraz częściej opory i zastrzeżenia, jako że nie mieści się w zakresie obowiązków zawartym w umowie. O wiele lepiej więc powierzyć sprzątanie biur profesjonalnej firmie, która się tym zajmuje.
Jej pracownicy przyjdą z własnymi środkami i sprzętem, zajmą się myciem podłóg, okien, toalet, praniem wykładzin itp. szybko i fachowo. Nie musimy korzystać z takiej usługi codziennie, jeśli nie jest to konieczne, ale np. dwa razy w tygodniu.
Na rynku jest wiele firm oferujących nie tylko podstawowe, codzienne sprzątanie biur, ale też np. karcher do prania dywanów i wykładzin, mycie okien z zewnątrz na wysokościach (jeśli nie zleca tego zarządca budynku, w którym mamy biuro), dezynsekcje, sprzątanie po remontach itp.
Obsługa informatyczna i serwery
Większe firmy korzystają obecnie często z własnych serwerów na wyłączność. Mniejsze wykupują przestrzeń na serwerach dzielonych. Nawet jeśli potrzebujemy całych serwerów dla siebie, to nie muszą one znajdować się w siedzibie firmy. To dodatkowe koszty – pomieszczenie musi być odpowiednio zabezpieczone przed awariami zasilania i wahaniami temperatury. O wiele efektywniej i bezpieczniej jest wykupić zarządzanie serwerami zewnętrznej firmie, która się w tym specjalizuje.
Także obsługa informatyczna – naprawy, instalacje oprogramowania, rozwiązywanie problemów – nie musi oznaczać pracownika na etacie. Nie tylko w największych miastach działają firmy, które pomagają instalować i konfigurować wszystko, prowadzą szkolenia z obsługi komputerów i programów, a w razie czego – rozwiązują problemy. Często wystarczy zrobić to zdalnie, a firmy zajmujące się obsługą informatyczną dyżurują często nawet całą dobę.
Archiwizacja dokumentów
Także i tę część funkcjonowania biura, pozornie łatwą, ale jednak niekiedy dosyć kłopotliwą, można obecnie wydelegować na zewnątrz. Do pracy przy profesjonalnej archiwizacji dokumentów, oprócz pracowników z wykształceniem ekonomicznym lub po kursie asystenta, zatrudniane są często osoby po studiach archiwistycznych na wydziale historii lub bibliotekoznawczych, które wiedzą, w jaki sposób oznaczać, katalogować, szeregować.
Okazuje się więc, że te dziedziny mają zastosowanie praktyczne w nowoczesnych biznesach. Zarówno mała, jak i duża firma zlecając archiwizację na zewnątrz może zaoszczędzić zasoby oraz zmniejszyć koszty.
Jak widać więc, nie tylko sprzątanie biur czy zarządzanie serwerami, ale także wiele innych zadań można zlecić komuś innemu, aby skupić się na swojej podstawowej działalności i mieć pewność, że nie pojawią się problemy wynikające z niewiedzy czy braku czasu.