5 pomysłów na usprawnienie pracy w twojej firmie
Współpraca z firmą informatyczną lub działem IT jest niezbędną składową prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jak wiadomo tempo pracy w firmie zależne jest w dużej mierze od sprawności oprogramowania, w ramach którego wykonywane są projekty, a także możliwy jest kontakt z klientami i kontrahentami.
Dlatego konieczne jest jego częste aktualizowanie w myśl zasady kaizen w biznesie. Nieustanne doskonalenie prowadzi bowiem do osiągania coraz lepszych wyników przez firmę, niezależnie od branży.
Audyt wewnętrzny – analiza posiadanego oprogramowania
Jeśli w firmie nie ma działu IT, warto podjąć współpracę z firmą informatyczną, która może dokonać rzetelnej analizy posiadanego systemu informatycznego. Może się bowiem okazać, że nasze oprogramowanie jest nieaktualne, a w systemie występuje szereg błędów, które nawarstwiając się przez lata spowodowały znaczne spowolnienie jego działania, a także częste awarie. Potrzebne może być wgranie nowej wersji, która wszystkie te problemy wyeliminuje.
Usprawnienie działania firmy poprzez stworzenie jednolitej bazy danych
Niewątpliwie firma, która działa, ze względu na zapotrzebowanie rynku, częściowo lub całkowicie w internecie powinna funkcjonować w oparciu o jednolitą bazę danych. Niestety często są one rozproszone w systemie. Stworzenie jednolitej bazy danych pozwala na lepszą współpracę pomiędzy poszczególnymi działami w firmie. Nad wdrożeniem czuwa firma IT, która monitoruje wszystkie jego etapy.
Przeprowadzane są również testy, które pozwalają stwierdzić czy system zapewnia optymalną pracę poszczególnych działów. Dopiero po dokonaniu ostatnich modyfikacji i pomyślnym przejściu ostatecznych testów, następuje uruchomienie nowego systemu ERP. Dzięki temu w ramach bazy danych może pracować dział księgowy, sprzedaży, marketingu i logistyki, a w przypadku firm produkcyjnych również dział produkcji, ściśle ze sobą współpracując.
Zabezpieczenie przed sytuacjami niepożądanymi – tworzenie kopii zapasowych
Do firm przychodzi setki maili, dlatego nie trudno o otwarcie takiego, które zawiera wirus bądź złośliwe oprogramowanie. Usunięcie go z systemu nie zawsze jest łatwe, jednak firma IT, świadcząca usługi informatyczne może sobie z nim poradzić. W takim przypadku zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń w postaci automatycznego tworzenia kopii zapasowych na dodatkowym dysku bądź w chmurze może okazać się bardzo ważne do zachowania pełnej historii transakcji i zawieranych umów. W ten sposób w firmie nie ma przestojów i problemów związanych z utratą danych.
Usługi IT – Oprogramowanie dedykowane dla firmy
Usługi IT w ramach usprawnienia pracy w firmie mogą obejmować również stworzenie przez firmę programistyczną dedykowanego oprogramowania dla firmy z narzędziami stworzonymi dokładnie pod profil działalności. Mogą to być automatyczne systemy powiadomień dla poszczególnych działów, dodatkowe aplikacje systemowe, działające również na urządzeniach mobilnych.
Ponieważ aplikacje dedykowane są tworem innowacyjnym, podobnie jak w przypadku tworzenia jednolitego systemu, przy ich wprowadzaniu należy przeprowadzić szereg testów, dzięki którym zniweluje się możliwość pojawienia się błędów. Zatem usprawnienie wiąże się tu z poświęceniem odpowiedniej ilości czasu, potrzebnej na wypróbowanie różnych narzędzi w praktyce.
Zewnętrzna administracja systemu
Skierowanie administracji systemu na firmę programistyczną, oferującą również kompleksowe usługi IT, zwiększa pewność, że wszelkie nieprawidłowości zostaną wykryte w porę, a przeprowadzane konserwacje nie będą miały wpływu na przestoje w wykonywanej pracy. Usługi informatyczne obejmują również usuwanie wszelkich pojawiających się w systemie błędów, tak szybko, jak to możliwe.
5 pomysłów na usprawnienie działalności firmy opiera się zatem o narzędzia i systemy informatyczne. W czasach, gdy sprzedaż przenosi się do internetu, a usługi online, np. w zakresie księgowości staje się coraz bardziej popularne, konieczne jest korzystanie z wiedzy i doświadczenia firmy programistycznej, która sprawi, że oferowane produkty i usługi stają się bardziej konkurencyjne.
