Jak zabezpieczyć dokumenty w firmie?

Choć daleko posunięta informatyzacja sprawia, że w firmach większość dokumentów przechowywana jest na twardych dyskach a także dyskach wirtualnych i przenośnych, to jednak wielu decyduje się na przechowywanie ważnej dokumentacji zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, aby dodatkowo zabezpieczyć się przed awarią systemu czy serwera na którym zostały umieszczone rzeczone dokumenty. Stąd teczki firmowe są ciągle niezbędnym elementem w każdym przedsiębiorstwie.

Przechowywanie dokumentacji ZUS i US

Są takie dokumenty, których przekształcenie na postać elektroniczną wymaga uwierzytelnienia poprzez elektroniczny podpis. Ponieważ taka operacja wymaga odpowiedniego przygotowania firmowego systemu, to przedsiębiorcy decydują się w przypadku posiadanych dokumentów papierowych na prostszą opcję, a więc ich przechowywanie w szafach na dokumenty. Metalowe lub drewniane szafy są gwarantem, że ważna dokumentacja nie trafi w niepowołane ręce. Zabezpieczenie dodatkowo szyfrowanym zamkiem może chronić szczególnie wrażliwe firmowe dane. Z pewnością do takiej szafy trafią wszelkie dokumenty z klauzulą poufne. Zabezpieczenie szafy na dokumenty zamkiem jest wręcz koniecznością, ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.  

Systematyzowanie dokumentacji firmowej – łatwiejszy dostęp do dokumentów

Wykorzystanie różnych kolorów teczek firmowych z logo pozwoli na łatwiejszą segregację dokumentów. Każda kategoria rachunków, faktur, rozliczeń podatkowych, czy z ZUS, a także rozliczeń VAT może mieć inny kolor. Dzięki temu dotarcie w razie potrzeby do określonych dokumentów jest znacznie szybsze, w sytuacji, gdy nie została wykonana ich kopia zapasowa w formie elektronicznej. Teczki firmowe powinny być wyposażone w logo, mogą być także okraszone wybraną grafiką. Projekt okładki można wysłać w formie elektronicznej, a dzięki drukowi cyfrowemu i offsetowemu można liczyć na najwyższą jakość wykonania i odpowiednie zabezpieczenie dokumentów np. przed żółknięciem. Można zdecydować się na teczki pokryte powierzchniowo lakierem UV. Wersja błyszcząca nadaje się do schowania w niej propozycji umowy, która chce się zawrzeć z kontrahentem, choć wybór matowej wersji może być równie dobry, a wszystko tak naprawdę jest kwestią gustu i preferencji.  

Estetyka przechowywania ma znaczenie

Umieszczanie dokumentacji w segregatorach i foliowych koszulkach jest bardzo częste, jednak równie dobrze można umieścić je w firmowych teczkach. Dzięki wybraniu odpowiednio zabezpieczonej, twardszej tektury, można ochronić dokumenty przed zniszczeniem czy zgnieceniem, a przecież często przechowywane w teczkach dokumenty to także wydrukowane i przygotowane wzory umów zawieranych z klientami, które muszą prezentować się nienagannie zarówno pod względem graficznym, treściowym, jak i estetycznym.

Zabezpieczenie dokumentów firmowych ma fundamentalne znaczenie z kilku powodów. Pierwszym z nich jest wymagany przepisami okres przechowywania dokumentacji rozliczeniowej z ZUS i Urzędem skarbowym – odpowiednio 10 i 5 lat, jak i dokumentów pracowniczych, w zależności od daty zatrudnienia. Jeśli nastąpiło ono przed 1999 r. to okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych po 1999 r. – po przesłaniu raportu informacyjnego do ZUS, dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat, podobnie jak tych, zatrudnionych od 2019 r. Dlatego w przypadku tradycyjnej lub mieszanej formy jej przechowywania warto zaopatrzyć się w teczki firmowe. Przydadzą się również na umowy czy wykonywane projekty.